Messen sind heutzutage ein wichtiges Kommunikationsmittel für viele Unternehmen, da dort Interessenten und Neukunden gewonnen werden sowie bestehende Kontakte gepflegt werden können. Zudem kann die Bekanntheit gesteigert und das Image gepflegt werden.
Es gibt allerdings viele wichtige Aufgaben und Termine, die bei einer Messeorganisation beachtet und eingehalten werden müssen, damit der Messeauftritt zum Erfolg führen kann. Zu diesen Aufgaben zählen die Lagerung der Möbel, der Auf- und Abbau des Messestandes und die Einhaltung von Deadlines für Frühbucherrabatte.
Um diese Aufgaben stressfrei zu meistern, wird empfohlen, bereits bis zu ein Jahr im Voraus mit der Messeorganisation zu beginnen. Viele Unternehmen engagieren dafür eine externe Messebaufirma, die Ihnen mit ihrer Erfahrung und ihrem Know-How zur Seite stehen und alle Deadlines zielsicher im Auge behalten.
Zur Messeorganisation gehört grob gesagt die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Messe. Um Ihnen einen ersten Überblick über die anstehenden Arbeiten zu geben, haben wir im Folgenden die wichtigsten 10 Schritte in einer Checkliste zusammengefasst:
Informieren Sie sich rechtzeitig über regionale oder auch internationale Messen, die zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Zielgruppe und den von Ihnen angebotenen Produkten oder Dienstleistungen passen. Beachten Sie dabei jedoch unbedingt die finanziellen Möglichkeiten Ihres Unternehmens.
Um einen zielführenden Messestand zu planen und um die passenden Besucher einladen zu können, sollten Sie im Vorfeld die Ziele definieren, die Sie mit Ihrem Messeauftritt erreichen möchten. Mögliche Messeziele können sein: Steigerung der Bekanntheit, Neukundengewinnung, Imagepflege, Produktvorstellung.
Nachdem Sie die Messeziele festgelegt haben, sollten Sie im nächsten Schritt die passende Zielgruppe festlegen, die Sie mit Ihrem Messeauftritt erreichen möchten, um Ihre Messeziele zu erreichen.
Folgende Fragen können bei der Festlegung der Zielgruppe helfen:
Definieren Sie Ihre Zielgruppe dabei so genau wie möglich und beachten Sie bei der Definition und Ansprache eine Balance zwischen Bestands- und Neukunden, da beide Gruppen wichtig für Ihr Unternehmen sind.
Um sich einen Überblick über alle zu organisierenden Posten zu verschaffen und um diesen Überblick auch zu behalten, sollte ein globaler Terminplan erstellt werden, in dem alle Deadlines festgelegt werden, beispielsweise für das Messestand-Design, den Transporter, ggf. Telefon.- oder Internetanschlüsse, Einladungen, Eintrittskarten, Lieferanten, Catering, benötigte Ausweise uvm.
Ebenso wichtig wie die Planung Ihres Messeauftritts ist die Bekanntmachung und Bewerbung innerhalb Ihrer Unternehmenswebsite, in Newslettern, in ihrer E-Mail Signatur, auf Ihren Social Media Accounts und natürlich in Gesprächen mit Ihren Bestandskunden oder Interessenten. Zusätzlich bietet es sich an, entsprechende Anzeigen zu schalten, um die Reichweite zu erhöhen.
Außerdem sollten potentielle Neukunden telefonisch oder per Mail akquiriert werden, mit denen Sie Gesprächstermine auf der Messe vereinbaren können. Es können auch kostenlose Eintrittskarten angeboten werden, die an ein Gesprächstermin mit Ihnen vor Ort gebunden sind. Diese Termine sollten in dem Gesamtterminplan mit aufgeführt und ggf. mit zusätzlichem Personal eingeplant werden.
Bei der Messestandplanung werden Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend unter anderem das Aussehen, die Größe und die Materialien des jeweiligen Messestandes geplant. Bei der Planung sollte beachtet werden, dass der Nutzen / die Absicht Ihres Standes stets für die Besucher erkennbar ist (z.B. Produktvorstellung). Weitere Informationen können Sie unter Messestandplanung nachlesen.
Informieren Sie sich rechtzeitig bei Ihrer Versicherung, ob Transportschäden, Feuer, Diebstahl und Haftpflicht bei Messeaufritten abgedeckt sind.
Zur Messestandplanung gehört natürlich auch die Personalplanung. Um einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach der Messe gewährleisten zu können, sollte der Einsatz jedes einzelnen Mitarbeiters / jeder einzelnen Mitarbeiterin zuvor geplant und kommuniziert werden. Jede:r Mitarbeiter:in, der/die an Ihrem Messeauftritt beteiligt ist, sollte genauestens über Einsatzort, Einsatzzeiten, Aufgaben und ggf. Kleiderordnung informiert werden.
Wenn Unterkünfte für das auf der Messe arbeitende Personal benötigt werden, sollten diese zeitnah gebucht werden, da Unterkünfte in Messezeiträumen oft sehr begehrt sind.
Klären Sie unbedingt bereits im Vorfeld mit Ihrer Messebaufirma oder Ihren Mitarbeitern ab, wann welche Messemöbel oder wann welches Zubehör (z.B. Werbegeschenke, Flyer, Broschüren etc.) vor Ort sein sollen, um böse Überraschungen oder zeitliche Engpässe zu vermeiden. Außerdem sollten Sie bereits im Vorfeld prüfen, ob Sie Transport Cases benötigen und vor Ort Lagerfläche benötigt wird, die von den Messebesuchern nicht einsehbar sind.
Wenn Sie ein Catering engagiert haben, sollten Sie im Vorhinein klären, wieviel Platz vor Ort eingeplant werden muss und ob Wasser- oder Stromanschlüsse benötigt werden.
Nach einem erfolgreichen Messeabschluss gilt es, den Messestand mitsamt dem gesamten Equipment wieder ordentlich und sicher zu verstauen und zu transportieren. Auch hierfür sollte im Vorfeld ein Plan und die entsprechenden Zuständigkeiten festgelegt werden. Auch die Entsorgung des angefallenen Abfalls gilt es zu beachten.
Bei einer Messeorganisation ist es vor allem wichtig, früh genug mit der Planung zu beginnen. Oftmals wird der Organisationsaufwand unterschätzt und es kommt zu zeitlichen Engpässen und Stress. Um dies zu vermeiden, sollten im Vorfeld bereits alle anfallenden Aufgaben identifiziert und aufgelistet werden, die im nächsten Schritt mit realistischen zeitlichen Deadlines versehen werden, bei denen immer noch ein kleiner zeitlicher Puffer eingeplant werden sollte. Diese Aufgaben sollten in einem Gesamtterminplan zusammengefasst werden, der zur Übersicht aller Aufgaben und zur Gesamtplanung dient.
Sie werden mit der Zeit merken, dass einige Posten etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, als zunächst gedacht. Bei der Standabnahme empfiehlt es sich beispielsweise, bereits 1-2 Tage vorher vor Ort zu sein, um bei kurzfristigen Änderungen oder eventuell auftretenden Fehlern rechtzeitig eingreifen zu können.
Aufgaben, die über die Messe gebucht werden können, wie Standreinigung, Standbewachung, Deckenabhängungen oder Speditionsleistungen, sollten außerdem im Voraus mit den Organisatoren der Messe geklärt werden, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.
Darüber hinaus sollten Sie beachten, genügend Werbeartikel, Prospekte, Preislisten etc. an Ihrem Stand vorrätig zu haben, um Ihren Messeauftritt bestmöglich zu kommunizieren.
Wie Sie wahrscheinlich bereits gemerkt haben, ist so ein erfolgreicher Messeauftritt mit viel organisatorischem Aufwand verbunden. Viele Unternehmen geben die Messeplanung und Messeorganisation daher gerne in erfahrene externe Hände, um Fehler und Stress zu vermeiden und sich stattdessen voll und ganz auf Ihr Business und die Erreichung Ihrer Messeziele zu konzentrieren.
Viele Kunden verkalkulieren sich während der Messeplanung mit ihrem Budget. Daher ist es wichtig, alle Kosten in einem Budgetplaner aufzuführen, um einen klaren Überblick zu behalten.
Eine klare Zieldefinition ist für einen erfolgreichen Messeauftritt unabdingbar. Denn: klare Ziele machen einen Messestand messbar. So kann nachgeprüft werden, wie viele Neukunden der Vertriebler eingeladen hat, wie viele Newsletter verschickt wurden oder welche Aufträge sich nach der Messe ergeben haben. Bei einer ungenauen Zieldefinition ist dies nicht möglich und es lässt sich nicht abwägen, ob der Messeauftritt ein Erfolg und die Investitionen (Geld, Zeit, Personal) wert war.
Für einen Messeauftritt sind Neukunden sowie Bestandkunden wichtig. Sind jedoch mehr Bestandskunden an Ihrem Messestand, vertreibt dies oftmals die Neukunden und umgekehrt. Achten Sie daher verstärkt darauf, eine Balance zwischen Bestands- und Neukunden herzustellen. Außerdem ist es wichtig, im Vorfeld die Zielgruppen festzulegen, die Sie mit Ihrem Stand erreichen möchten, um zielführend vor Ort agieren zu können. Ohne klare Definition der Zielgruppe und der Messeziele arbeiten Ihre Mitarbeiter vor Ort schnell am Ziel vorbei.
Eine gute Messeorganisation zielt darauf ab, die vorab in der Messeplanung gesetzten Ziele planmäßig, professionell und gründlich abzuarbeiten. Ihre individuellen Bedürfnisse stehen dabei stets im Vordergrund. Die Kommunikation ist professionell, transparent und zielt darauf ab, Ihnen einen bestmöglichen Messeauftritt zu gewährleisten.
Bei der Messeorganisation wird besonders darauf geachtet, das Timing der einzelnen Schritte einzuhalten – z.B. wann die Druckdaten für Stoffe oder Digitaldrucke eingereicht werden müssen oder bis wann die Servicebestellungen bei der Messegesellschaft eingegangen sein müssen, um noch den einen oder anderen Frühbucher-Vorteil nutzen zu können.
Als erfahrender Full-Service-Anbieter im Messesegment mit insgesamt 15 Mitarbeitern, von diplomierten Innenarchitekten über unsere Handwerksmeister bis zu den Veranstaltungsfachwirten, sorgen wir dafür, dass Ihr Messeauftritt optimal gelingt.
Bei uns kommt alles aus einer Hand – Von der Genehmigungsplanung, Projektüberwachung und der ablaufoptimierten Organisation sowie Terminkoordination bis hin zur abschließenden Nachbearbeitung und Erfolgskontrolle. Wir arbeiten gemeinsam mit Hochdruck daran, Ihre Ziele zu erreichen.
Ihr Kontakt bei allen Fragen
Von der Beratung, der Genehmigungsplanung bis zur ablauforientierten Organisation und Terminkoordination Ihres Messestands – bei all Ihren Fragen stehen wir Ihnen zur Seite.
Optimale Planung durch Erfahrung
Durch individuelle Planung Ihrer Messeziele und unter Einbezug Ihres unternehmerischen Leitbildes entwickeln wir für Sie und mit Ihnen auftrittsstarke Standkonzepte.
Top Qualität und Individualität
Innovative Baumaterialien, attraktive Messbausysteme und traditionelle Handwerksleistungen abgestimmt auf Ihre Ideen, Wünsche Konzepte.
Planung bis Aufbau - alles aus einer Hand
Von der Planung bis zur Fertigstellung realisieren wir im Full-Service alle Ihre Vorstellungen.